No trucks of their own, yet a TMS: Freight Forwarder Logibrex Plans and Invoices Using Qargo
(Original Dutch text below - Originele Nederlandstalige tekst onderaan)
"As a flexible freight forwarder, Logibrex organises road transport for large clients in the chemical, automotive, and food sectors. Despite not having their own trucks, Qargo comes in handy for them in terms of planning and invoicing their services," says Peter Willemen, transport specialist at Logibrex.
One of the main reasons for switching from their previous TMS package, which they only used for invoicing, to Qargo was the ability to work in the cloud, allowing the software to be accessed from anywhere. But the push to take the leap came when a client wanted to start working via EDI. "I wasn't keen on that with our previous supplier, but it can be done with Qargo," Peter explains.
The decision was quickly made, and the package was put into use promptly. "Since I manage all the processes myself, from creating orders to invoicing, implementation is quick," says Peter.
The software is very user-friendly: you can customise everything to fit your process.
As Logibrex is a freight forwarder and does not manage its own fleet, the application of the TMS looks slightly different compared to traditional transport companies. However, thanks to the flexibility of Qargo, Peter finds it not to be a problem. "The software is very user-friendly: you can customise everything to fit your process. Hiding or adding features is easy, and if something is not yet possible, you can request it. If they find it interesting and if such a feature can be used by multiple clients, they consider implementing it. That feedback is also appreciated."
Currently, the TMS primarily serves to save time and maintain an overview. "To process orders in the system, I like to use the built-in AI. Those orders are scheduled or chartered to our partners, and we invoice once a month." Self-billing for some clients is also handled easily and quickly: "They send their list, and based on the data in Qargo, I can easily check and create an invoice that matches what the customer requests."
Processing invoices 50% faster
The integrated AI has especially saved Peter a lot of time. "Processing incoming invoices and accompanying waybills from subcontractors is now easier. Matching and verifying those documents is about 50% faster than before because the document is partially read, and the program, for example, only shows transports that have been executed."
"At the Qargo side, adjustments have also been made to make the process even easier for us. Now, at our request, we can also invoice if an order is not yet marked as 'completed' - for example, when the loading date falls on the last day of the month, the order can still be invoiced, even if unloading occurs in the new month."
The communication line is short. You get a quick response, Qargo's employees are open to ideas and respond quickly.
Direct communication lines instead of tickets
If there are any questions or requests, the Logibrex team heads straight to the chatbox. "The communication line is short. You get a quick response, Qargo's employees are open to ideas and respond quickly. Compared to the previous provider, where we had to create a ticket for such matters and wait a long time, this is a very positive development. During the implementation as well, we could rely on Tom's help through the chat. He was immediately there to provide answers, make adjustments, and show us tips and tricks."
Thanks to the smooth communication and Qargo's willingness to act promptly, Peter can now process the administration for clients with slightly more complex pricing systems entirely in Qargo. "For a certain client, the rate depends on either the number of loading meters or the weight, whichever is higher. I used to calculate that myself, but now it is done automatically by Qargo. Tom even made sure that I can create those slightly more complicated price lists myself in the future."
"Since using Qargo, I work paperless."
"Actually, I'm just a fan," concludes Peter. "It's simple, it feels good, and I enjoy working in the cloud. It saves me time, even though I haven't used all the functionalities yet. Whereas we used to work more reactively in the past, now I create files in advance and can see at any moment what still needs to be planned. Since Qargo, I'm actually working almost paperless.”
Geen eigen vrachtwagens, toch een TMS: Expediteur Logibrex plant en factureert voortaan in Qargo
Als flexibele expediteur organiseert Logibrex wegvervoer voor grote klanten in de chemie-, automotive- en voedingssector. Ondanks het feit dat ze geen eigen vrachtwagens hebben, komt Qargo voor hen toch van pas voor het plannen en factureren van hun diensten, vertelt Peter Willemen, transport specialist bij Logibrex.
Een van de hoofdreden om van hun vorige TMS-pakket, dat ze alleen gebruikten om te factureren, over te stappen naar Qargo, was het werken in de cloud, waardoor je de software overal kan gebruiken. Maar het duwtje in de rug om de sprong te wagen, kwam toen een klant wilde beginnen werken via EDI. “Dat zag ik met onze vorige leverancier niet zitten, maar kan met Qargo wel.” vertelt Peter.
De beslissing was dan ook snel gemaakt en het pakket snel in gebruik genomen. “Omdat ik eigenlijk alle processen zelf beheer, van orders aanmaken tot factureren, is zo’n implementatie snel gebeurd.” vertelt Peter.
De software is erg gebruiksvriendelijk: je kan alles zelf instellen op maat van je proces.
Omdat Logibrex expediteur is, en dus geen eigen vloot beheert, ziet de toepassing van het TMS er hier iets anders uit dan bij de traditionele transportbedrijven. Maar dankzij de flexibiliteit van Qargo is dat geen probleem, vindt Peter. “De software is erg gebruiksvriendelijk: je kan alles zelf instellen op maat van je proces. Features verbergen of toevoegen is makkelijk, en als er zaken nog niet mogelijk zijn, kan je erom vragen. Vinden ze het interessant, en kan zo’n feature door meerdere klanten gebruikt worden, dan bekijken ze of ze het kunnen implementeren. Die feedback wordt trouwens gewaardeerd.”
Het TMS dient voorlopig vooral om tijd te winnen en het overzicht te bewaren. “Om de orders te verwerken in het systeem, maak ik graag gebruik van de ingebouwde AI. Die orders worden ingepland of vercharterd aan onze partners en één keer per maand factureren we.” Ook de self-billing van enkele klanten wordt makkelijk en snel afgehandeld: “Zij sturen hun lijst op, en ik kan die aan de hand van de gegevens in Qargo makkelijk checken en een factuur maken die gelijk is aan wat de klant vraagt.”
50% sneller facturen verwerken
Vooral de geïntegreerde AI heeft Peter al heel wat tijd opgeleverd. “Het verwerken van inkomende facturen en bijhorende vrachtbrieven van onderaannemers is nu makkelijker. Het matchen en controleren van die documenten gebeurt ongeveer 50% sneller dan vroeger, omdat het document al deels gelezen wordt, en omdat het programma bijvoorbeeld alleen transporten laat zien die uitgevoerd zijn.”
“Aan de kant van Qargo zijn ook al aanpassingen gebeurd, die het proces voor ons nog makkelijker maken. Zo kan je op ons verzoek nu ook factureren als een order nog niet op ‘uitgevoerd’ staat - bijvoorbeeld wanneer de laaddatum op de laatste dag van de maand valt, het order dus ook dan gefactureerd mag worden, maar het lossen pas in de nieuwe maand gebeurt.”
De communicatielijn is kort. Je krijgt snel antwoord, de medewerkers van Qargo staan open voor ideeën en komen daar ook snel op terug.
Geen tickets maar directe communicatielijnen
Als er vragen of verzoeken zijn, zet het Logibrex-duo koers naar de chatbox. “De communicatielijn is kort. Je krijgt snel antwoord, de medewerkers van Qargo staan open voor ideeën en komen daar ook snel op terug. Als je dat vergelijkt met de vorige provider, waar we voor zo’n zaken eerst een ticket moesten maken om dan lang te wachten, is dat een erg positieve evolutie. Ook tijdens de implementatie konden we via de chat continu terugvallen op de hulp van Tom. Hij was er onmiddellijk om antwoorden te bieden, dingen aan te passen en ons tips en tricks te tonen.”
Dankzij die vlotte communicatie en de bereidheid van Qargo om kort op de bal te spelen, kan Peter nu ook de administratie voor klanten met iets complexere prijssystemen volledig in Qargo verwerken. “Voor een bepaalde klant is het tarief afhankelijk van ofwel het aantal laadmeters, ofwel het gewicht, naargelang welke van de twee het hoogst is. Die berekening maakte ik vroeger zelf, maar wordt nu automatisch gedaan door Qargo. Tom heeft er zelfs voor gezorgd dat ik die iets ingewikkeldere prijslijsten in de toekomst ook zelf kan aanmaken.”
“Sinds Qargo werk ik papierloos”
“Eigenlijk ben ik gewoon fan,” besluit Peter. “Het is simpel, het voelt goed aan en ik werk graag in de cloud. Ik bespaar er tijd mee, ondanks het feit dat ik nog niet alle functionaliteiten gebruik. Waar we vroeger meer a posteriori werkten, maak ik nu dossiers op voorhand aan en kan ik op elk moment zien wat er nog gepland moet worden. Sinds Qargo werk ik eigenlijk quasi papierloos.”
