« Il existe déjà une connexion standard entre Qargo et Easi, vous gagnez donc beaucoup de temps en ne développant pas l’intégration vous-même, temps que vous pouvez ensuite consacrer à la mise en œuvre concrète du système. » — Dylan Vanaudenaerde, Product Owner: TMS/Business Analyst, Tailormade Logistics
À props de Tailormade Logistics
Tailormade Logistics est une entreprise familiale de transport et de logistique fondée à Gand il y a 30 ans. Aujourd’hui, elle compte environ 600 chauffeurs répartis entre des bureaux en Belgique, en France et aux Pays-Bas, avec des départs intermodaux quotidiens vers l’Italie et la France.
L’entreprise a connu une croissance rapide par acquisitions, ce qui façonne encore son fonctionnement aujourd’hui. Elle sert certains des créneaux les plus spécialisés du transport : livraisons quotidiennes dans les magasins de mode avant même leur ouverture, distribution en supermarchés, transports automobiles, et une division revêtements de sol dédiée avec des camions spécialement équipés pour la livraison de tapis et de carrelages à domicile. Des voitures aux tapis, en passant par la mode et l’alimentaire, Tailormade Logistics gère une grande diversité de marchandises et avait besoin d’un TMS capable d’absorber cette complexité.
« Nous avons des types d’activité très spécifiques, ce qui a un impact sur le type de TMS dont on a besoin. Il doit être très flexible et personnalisable sans avoir besoin d’assistance », explique Dylan Vanaudenaerde.
À propos d’Easi & Adfinity
Easi est une entreprise spécialisée dans les services et solutions IT. Elle se distingue notamment par le développement de ses propres solutions logicielles métier, conçues pour répondre aux besoins des moyennes et grandes organisations. Au-delà de la fourniture de solutions IT, Easi se positionne comme un partenaire stratégique à forte valeur ajoutée, entretenant des relations durables avec ses clients. Son approche repose sur la proximité, la confiance et l’excellence opérationnelle. Aujourd’hui, Easi emploie environ 700 personnes. L’entreprise accorde une grande importance au bien-être de ses collaborateurs, convaincue que la satisfaction client commence par l’épanouissement et l’engagement de ceux qui les accompagnent au quotidien.
Adfinity est un ERP développé par Easi, spécialisé dans les processus comptables et financiers. Le logiciel automatise des processus tels que le traitement des factures, la comptabilité générale, la gestion de la trésorerie, les opérations multi-sociétés et les workflows d’approbation. Grâce à des rapports en temps réel, Adfinity permet aux entreprises de prendre des décisions stratégiques basées sur des données fiables, réduisant les erreurs humaines et augmentant la productivité.
Comment ils ont découvert Qargo
La recherche d’un nouveau TMS par Tailormade a débuté il y a trois ans, à l’initiative du CEO : des e-mails envoyés à un large panel de fournisseurs, suivis de présentations au siège devant les planificateurs, les équipes financières et la direction. Qargo avait été présélectionné dès le premier tour, mais Tailormade avait alors opté pour un autre fournisseur.
Après près d’un an de programme pilote avec cet autre fournisseur, des lacunes dans le système sont apparues clairement. Heureusement, Tailormade n’a pas eu à repartir de zéro et s’est tourné vers les finalistes de la précédente évaluation.
L’équipe a immédiatement constaté à quel point Qargo avait évolué et amélioré son système depuis leur dernier échange, un an plus tôt.
« C’était un très bon indicateur que cette entreprise serait au sommet du marché des TMS dans les cinq prochaines années. » – Dylan
Les deux entreprises partageaient également la même vision de modernisation et d’automatisation des processus. Combiné au fait que Qargo disposait d’une intégration native avec Adfinity, le choix de Qargo s’est imposé naturellement cette seconde fois.
Le défi
La structure de Tailormade est particulièrement complexe, avec des flux de travail spécifiques que la plupart des TMS ne peuvent pas absorber. Le plus grand manque avec leur ancien système concernait la visibilité et la traçabilité : suivre une expédition de bout en bout impliquait de multiples écrans, appels et e-mails, tant pour l’équipe de Tailormade que pour ses clients.
« C’est ce qui nous manquait, pouvoir voir, en un seul endroit, que vos marchandises ont traversé tout le réseau et où elles se trouvent. Photos, documents, factures, questions résolues, tout centralisé. » – Dylan
L’autre lacune concernait la visibilité des coûts : suivre la rentabilité du client à la commande, à la tournée, jusqu’au chauffeur, pour identifier où l’entreprise gagnait ou perdait de l’argent.
L’intégration entre Qargo et Adfinity
Tailormade utilisait déjà Adfinity (Easi) pour sa comptabilité depuis quatre ans, et a été ravi d’apprendre l’existence d’une intégration native avec Qargo. La configuration de Tailormade relie Adfinity à Qargo pour les factures de vente sortantes, toutes les données de facturation sont générées dans Qargo, puis envoyées vers Adfinity. Grâce à l’intégration standard entre Qargo et Adfinity, Tailormade n’a eu besoin d’impliquer aucun développeur interne, ce qui lui a permis d’économiser un temps de développement interne coûteux.
« Cette intégration standard a été l’un des facteurs déterminants dans notre choix de Qargo. La mise en place initiale n’a pris qu’un jour ou deux, tests inclus – avec des réponses très rapides de votre équipe. » – Dylan
Tailormade a récemment consolidé ses numéros de TVA suite à une restructuration de groupe, et fusionné deux de ses plus grandes entités, ce qui a nécessité de refaire le mapping Adfinity, d’ajouter des champs et de modifier les centres de coûts sur deux tenants actifs. Un véritable test pour l’intégration. Le processus s’est néanmoins déroulé avec une grande fluidité. Qargo a réalisé la majeure partie du travail pendant le week-end, suivant un plan détaillé couvrant « le scénario nominal, les scénarios d’erreur, les points à tester ». Les tests se sont achevés sans problème dès le lundi matin suivant.
Intégration (Onboarding)
En raison de l’ampleur et de la complexité de la structure de Tailormade, la mise en service s’est déroulée bureau par bureau sur environ un an, en commençant par l’équipe automobile de Westerlo. Une branche intermodale desservant l’Italie a suivi en octobre, une fois la période estivale plus calme passée.
Le déploiement progressif se poursuit : une équipe de planification de 40 camions en Wallonie devrait être mise en service dans les semaines à venir, suivie par les bureaux en Bulgarie et à Lyon d’ici octobre. Le plus gros morceau restant est la division revêtements de sol, encore sur un système interne historique – un projet dont l’achèvement est prévu pour mi-2027.
Tailormade a également demandé à Qargo de développer une intégration avec Transporeon pour la création et le suivi des commandes lors de cette première mise en service, afin de respecter un calendrier serré – objectif atteint grâce au soutien d’un onboarding manager côté Qargo.
La solution
Saisie de commande. L’IA de Qargo lit les e-mails et PDF entrants et, après cinq ou six commandes d’un même client, reconnaît suffisamment bien le schéma pour pré-remplir 70 à 90 % de la commande. La saisie manuelle des commandes reste la norme dans le secteur : Dylan estime que plus de 70 % des commandes sont encore créées à la main dans l’industrie, même chez les grands chargeurs, ce qui rend le gain de temps d’autant plus significatif.
« La saisie de commande est l’une des tâches les plus chronophages du service client. Cela laisse plus de temps aux équipes pour informer les clients, vérifier que les commandes sont correctes, et vraiment comprendre pourquoi le volume de commandes d’un client diminue. »
Visibilité client. Tailormade a lancé ses portails clients fin juin, et 60 à 70 clients les utilisent déjà. L’ancien portail fonctionnait sur abonnement payant avec un nombre de sièges limité, ce qui le rendait difficile à gérer au gré de l’évolution des relations clients. « Avec Qargo, chaque commande visible dans le portail se clôture à la fin de son cycle. On peut bien mieux la suivre. » Cela a, à lui seul, réduit le volume d’e-mails de suivi de statut reçus par le service client.
Documentation. Les photos et documents de livraison capturés depuis l’application chauffeur et le portail sous-traitants arrivent désormais automatiquement dans le portail client. Pour les livraisons de mode effectuées avant l’ouverture des magasins, sans personne présente pour signer, cette preuve est essentielle.
Facturation. Avec l’ancien système, la facturation suivait un cycle hebdomadaire, réparti entre une équipe de facturation dédiée et une équipe comptable distincte avant même d’atteindre Adfinity. Avec Qargo, la même équipe produit et envoie désormais les factures quotidiennement : les commandes livrées un jour sont prêtes à être facturées le lendemain, générées, envoyées à Adfinity, puis confirmées avant d’être transmises au client. Pour un de leurs comptes à fort volume, dont les camions roulent en continu, le traitement des factures est passé d’environ une heure à environ 15 minutes, grâce à l’IA de Qargo qui rapproche ligne par ligne les fichiers de pré-facturation client avec les commandes.
Les résultats
✅ Facturation quotidienne au lieu d’hebdomadaire, plus de délai de transmission entre les équipes facturation et comptabilité
✅ Visibilité en temps réel sur les chauffeurs, via une intégration Transics standard, que l’ancien TMS ne pouvait pas offrir
✅ Moins d’e-mails de suivi de statut pour le service client, grâce à un portail où chaque commande se clôture correctement
✅ Aucun développement interne nécessaire pour l’intégration standard Qargo–Easi (Adfinity), opérationnelle en 1 à 2 jours
✅ Une fusion de numéros de TVA sur deux tenants actifs, remappée avec fluidité via Qargo et Adfinity en un seul week-end
Et la suite ?
Du côté d’Easi, l’objectif est d’étendre Adfinity aux entités françaises de Tailormade, qui fonctionnent actuellement sur un système comptable différent, et d’intégrer le volet achats de la facturation – aujourd’hui vérifié manuellement face aux factures des sous-traitants – dans le même flux automatisé que celui déjà en place côté ventes.
« Nous aimerions que les factures liées au transport arrivent directement dans Qargo, soient liées à la commande, confirmées, et envoient automatiquement un message en retour vers Adfinity. » – Dylan
Pour conclure
Interrogé sur la façon dont il décrirait le partenariat Qargo–Easi à un autre transporteur, Dylan nous a confié :
« Si vous utilisez déjà Easi et Adfinity, l’intégration standard proposée par Qargo apporte une réelle valeur ajoutée, et cette valeur ne cesse de croître, car lorsque l’un des deux systèmes évolue, ils ont déjà résolu la manière de maintenir la connexion fonctionnelle avant même que vous ayez à le demander. C’est important, surtout quand on pense au temps et au coût que représente la refonte complète d’une intégration lorsqu’un client change d’ERP. »